Czy warto mieć niszczarkę do dokumentów? Przegląd sprzętu i jego możliwości

Niszczarka to urządzenie często spotykane w dużych i małych biurach. Przepisy o ochronie danych osobowych nakazują w odpowiedni sposób niszczyć korespondencję, formularze czy dokumenty, więc przedsiębiorca może to robić własnym sprzętem lub korzystać z usług sprawdzonej firmy, która odbiera dokumenty do zniszczenia. Jednak nie tylko w pracy mamy do czynienia z różnymi danymi, które nie powinny wpaść w niepowołane ręce. W końcu otrzymujemy regularnie rachunki, wyciągi z banku, prywatne listy i inne elementy, których ze względów bezpieczeństwa nie powinno się po prostu wyrzucać do śmieci. Dlatego niszczarka przyda się także w domowym gabinecie.

Jeśli podejmiemy słuszną decyzję o zabezpieczeniu cennych danych, czas wybrać   odpowiednie urządzenie. Na co zwrócić  uwag  szukając niszczarki do dokumentów?



Ścinki czy paski?


Są dwa sposoby niszczenia papieru - niszczarka może ciąć na paski lub ścinki. Im ważniejsze dokumenty, tym drobniej powinny być pocięte. Jest to zresztą dokładnie określone przez normę DIN, która definiuje pięć klas tajności dokumentów. Przykładowo, materiały ogólne w firmie i korespondencję wewnętrzną, możemy niszczyć, tnąc kartki na dowolnie długie paski o szerokości 6mm. Natomiast w przypadku materiałów tajnych (4 klasa tajności) czy ściśle tajnych (5 klasa), należy ciąć na ścinki o wymiarach odpowiednio 2 x 15 mm oraz 0,8mm x 12 mm. To są oczywiście wartości minimalne, bo generalnie im drobniej potniemy dokumenty, tym większe bezpieczeństwo. Najtańsze niszczarki tną wyłącznie na paski, zapewniając pierwszy lub drugi poziom bezpieczeństwa, natomiast bardziej zaawansowane urządzenia - tną na poziom trzeci lub czwarty.


Wydajność


Niszczarka nie może pracować nieprzerwanie przez długi czas, podobnie jak na przykład drukarka czy urządzenie wielofunkcyjne. Dlatego wydajność urządzenia określamy, podając liczbę kartek, które jest w stanie pociąć  jednorazowo. W jednym cyklu najczęściej zniszczymy od kilku do kilkunastu stron. Jeśli spodziewamy się, że będziemy likwidować na przykład liczące kilkanaście stron materiały szkoleniowe, lepiej od razu zrezygnować z niszczarki której wydajność to tylko 5 kartek.



Pojemność kosza


Kosz na ścinki i paski po jakimś czasie musi się zapełnić. Im rzadziej musimy go opróżniać, tym większa wygoda dla nas. Rozmiar kosza najprościej ocenić, patrząc na wielkość całego urządzenia. Najmniejsze niszczarki pomieszczą 10 i mniej litrów, największe spośród tych przeznaczonych do użytku domowego - między 30 a 40.


Nie tylko papier!


Lista przedmiotów nadających się do zniszczenia, jest znacznie dłuższa. Korzystając z niszczarki do dokumentów potniemy także karty kredytowe czy inne plastikowe elementy, jak nieważny dowód osobisty czy prawo jazdy, a także zszywki i spinacze. To ostatnie to duża wygoda -  jeśli niszczarka radzi sobie z podstawowymi materiałami biurowymi, nie musimy tracić czasu na rozpinanie materiałów i wrzucanie po kolei każdej kartki. Wiele niszczarek oferuje także możliwość niszczenia płyt CD i DVD, które przecież są równie niebezpiecznym nośnikiem, co kartki w wypełnione liczbami czy danymi adresowymi.


Udogodnienia


Oprócz najważniejszych parametrów, opisujących skuteczność niszczarki i jej zastosowanie, warto wymienić te elementy, które składają się na komfort użytkownika. W tym miejscu należy wskazać na pewno poziom hałasu  -  im ciszej pracuje niszczarka, tym lepiej dla naszych uszu. Poza tym, w przypadku niszczenia większej ilości dokumentów, przydaje się podajnik oraz czujnik wypełnienia kosza, który informuje, kiedy go opróżnić, a także kółka - w przypadku masywnych urządzeń, które trudno inaczej przenosić z miejsca na miejsce. Dobrze także mieć możliwość segregacji zniszczonych surowców (osobno papier, osobno plastik). Ostatnią przydatną rzeczą jest funkcja cofania, która przerwie proces i wypchnie kartkę z powrotem na zewnątrz, gdy urządzenie po prostu się zapcha.



Ile kosztuje niszczarka?


Ceny niszczarek do dokumentów zaczynają się już od 150 złotych. Jeśli natomiast zależy nam na bardziej efektywnych urządzeniach zapewniających większe bezpieczeństwo, należy zainwestować w sprzęt za około 300 – 500 zł . Jeśli weźmiemy pod uwagę  konsekwencje, z jakimi możemy się liczyć, gdy nasze dane zostaną wykorzystane do niewłaściwych celów, wydatek tego rzędu wydaje się  jak najbardziej uzasadniony.


powrót

pixel